L’archivage d’un hôpital comprend un certain nombre de documents administratifs comme tout ce qui concerne la comptabilité, les actes de fondation, la gestion administrative des malades ou l’économat.
Les archives hospitalières
On retrouve également les informations relatives aux patients, notamment les registres d’entrée et de sortie et les dossiers médicaux. Sont également conservés les registres des enfants trouvés, de naissances et de décès où sont indiqués selon le cas les noms et prénoms, la profession, le lieu de résidence, l’âge, la nature de la maladie, etc.
La gestion des archives d’un établissement hospitalier
Les hôpitaux ont un certain nombre d’obligations de par leur statut de propriétaires de leurs archives. Si leur conservation et mise en valeur leur incombe, l’Etat intervient dans un rôle de contrôle scientifique et technique. C’est le Directeur des Archives départementales, fonctionnaire d’Etat, qui est chargé de cette mission. Sous le contrôle du Préfet, il inspecte les espaces d’archivage et peut par exemple délivrer des visas d’élimination. La décision d’externaliser la gestion des archives ne s’est pas développée uniquement dans le privé ces dernières années, les établissements hospitaliers ont également recours à ce type de démarche.
Les conditions sont toutefois relativement strictes puisque le prestataire doit avoir reçu une agrégation du Service interministériel des Archives de France grâce à la qualité de son personnel et de ses infrastructures. Les archives départementales ou communales accueillent également les archives anciennes des établissements communaux et intercommunaux.
Devoirs de l’établissement et du personnel
Conserver les archives au siège de l’établissement est une obligation pour les hôpitaux. Le directeur de l’hôpital en a la garde et doit pouvoir fournir les dossiers médicaux durant une certaine durée fixée par la règlementation (dépendant du type de document). Chaque agent impliqué dans la gestion des archives hospitalière est tenu au secret professionnel.