Dans le processus de création d’une entreprise, il faut réunir plusieurs documents et remplir différentes obligations. Parmi ces derniers, la domiciliation de l’entreprise est notamment un élément clé. Pour désigner leur siège social, certaines entreprises optent pour le choix d’une domiciliation commerciale. Tout l’intérêt pour les entreprises de recourir à la domiciliation commerciale !
La domiciliation commerciale pour les entreprises : qu’est-ce que c’est ?
La domiciliation est avant tout une obligation et un devoir pour les entreprises. C’est la première étape de la création d’une entreprise. La domiciliation d’une entreprise est primordiale pour qu’elle puisse bénéficier d’une immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. La domiciliation n’est pas seulement réservée qu’aux personnes morales. Qu’il s’agisse d’une Entreprise Unipersonnelle, d’une Société par Action Simplifiée ou encore d’une Société Civile Immobilière, elle est tout aussi valable. Les Entrepreneurs Individuels sont également concernés par la domiciliation.
En pratique, la domiciliation est l’adresse administrative et fiscale ou le siège social auquel tous les courriers se rapportant aux activités de l’entreprise seront envoyés. Cette adresse figure sur tous les documents officiels de l’entreprise. Elle apparaît sur :
- les factures
- les bons de commande
- les cartes de visite, etc
Une entreprise peut être domiciliée dans ses locaux, dans ceux d’une autre entreprise ou à l’adresse du chef d’entreprise. De même, elle peut être domiciliée à une adresse obtenue par le biais d’une société spécialisée en domiciliation. Avec cette dernière option, on parle de domiciliation commerciale. Différentes sociétés proposent ces services. La société BUROGReeN est un véritable spécialiste de ces prestations qui offre un service de domiciliation commerciale à Tours (37). Il faut noter qu’avec la domiciliation, une entreprise est identifiée. Ceci, quelle que soit sa raison sociale.
Quels sont les avantages de la domiciliation commerciale pour les entreprises ?
La domiciliation commerciale offre de nombreux avantages aux entreprises. Pour commencer, il faut rappeler qu’une société spécialisée en domiciliation est juridiquement reconnue. Elle possède un agrément délivré par les autorités de la préfecture. De même, elle a de nombreuses obligations. Lorsque vous optez pour la domiciliation commerciale, vous signez un contrat de domiciliation. Ce contrat implique aussi bien chez l’entreprise domiciliée que chez la société domiciliataire des obligations à remplir scrupuleusement. Vous bénéficiez également d’un cadre flexible.
Les entreprises qui optent pour la domiciliation commerciale s’engagent pour une durée minimum de 3 mois renouvelables au besoin. De plus, les frais d’installation sont moindres dans ce cadre. En outre, en cas de déménagement, vous n’aurez pas à mener de longues démarches administratives. Aussi, opter pour la domiciliation commerciale peut aider à rehausser l’image d’une entreprise. En effet, selon les besoins, certaines entreprises domiciliataires proposent des sièges sociaux plus prestigieux les uns que les autres.
Si votre entreprise mise sur une clientèle sensible à l’image et à la qualité visuelle, vous gagnez tout à afficher une adresse prestigieuse. En plus de mettre en avant l’image de votre entreprise, vous gagnez en crédibilité vis-à-vis de vos clients, fournisseurs et partenaires. Surtout, la société de domiciliation commerciale propose des adresses qui se retrouvent dans des lieux stratégiques. Une domiciliation aux Champs-Élysées ou à saint Lazare par exemple offrirait des atouts considérables.
Par ailleurs, avec les sociétés de domiciliation, vous bénéficiez de nombreux services complémentaires. Il peut s’agir d’un service de gestion des courriers, d’une permanence téléphonique, etc. Généralement, les sociétés de domiciliation mettent un service d’accueil à disposition. Ainsi, vous limitez le temps perdu avec les visites indésirables et inopinées. Il faut rappeler que les sociétés de domiciliation proposent des locaux déjà bien équipés.
Enfin, avec la domiciliation commerciale, la vie privée et l’adresse du dirigeant sont préservées du grand public.
Quel est le processus à suivre pour la domiciliation commerciale des entreprises ?
Pour recourir à une société de domiciliation, vous pouvez directement le faire en ligne. Alors, il faut se rendre sur le site internet de la société de domiciliation et fournir toutes les informations sur son entreprise (entreprise domiciliée). Ensuite, vous devriez fournir vos pièces justificatives sous un format numérique. Pour finir, il faut signer un contrat de domiciliation avec la société de domiciliation. Ce contrat doit contenir :
- le numéro d’agrément préfectoral
- la durée initiale du contrat de 3 mois au minimum
- l’engagement du domiciliataire
Cet engagement tient lieu durant la période d’occupation des locaux. Le contrat permet d’être immatriculé au RCS. Aussi, il doit mentionner l’engagement de la société domiciliée à utiliser les locaux exclusivement comme siège social.
Par ailleurs, il y a d’autres critères à remplir par la société de domiciliation et par la société domiciliée. La société de domiciliation doit posséder juridiquement des locaux en tant que propriétaire ou détenteur de bail commercial. Elle doit pouvoir mettre à la disposition de l’entreprise domiciliée des pièces propres et équipées. La société de domiciliation doit également garantir à l’entreprise domiciliée une grande confidentialité. Elle doit s’assurer de ne pas utiliser un local qui sert d’habitation ou qui est à usage professionnel mixte.
Surtout, elle doit disposer d’un agrément obtenu auprès des autorités préfectorales pour l’exercice de l’activité. Quant à elle, l’entreprise domiciliée doit faire état de sa domiciliation lors de sa demande d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Elle doit aussi fournir un justificatif de son siège social ainsi que les renseignements concernant la société de domiciliation à laquelle elle fait recours.
Pour finir, il est crucial de faire un mandat pour la société de domiciliation afin que cette dernière puisse recevoir les notifications et courriers en son nom. Lors des procédures d’immatriculation au RCS, l’entreprise domiciliée doit présenter ce contrat.
Numérisation des courriers
A vérifier, la société de domiciliation fournit elle un service qui fait la différence : la numérisation et l’océrisation des courriers. Ainsi il devient facile de retrouver une lettre parmi la masse de courriers reçus.
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